Het is nog niet eens zo lang geleden, dat organisaties voor hun interne communicatie met medewerkers gebruikmaakten van beeldschermen, waarop statische informatie werd getoond. Vaak was zo’n beeldscherm een op zichzelf staand apparaat, waar met behulp van een USB-stick een standaard boodschap op werd getoond. Handig, maar zeker niet ideaal wanneer je de aanwezigen steeds op de hoogte wilt brengen van de meest recente ontwikkelingen. Inmiddels is er veel veranderd en kan elke boodschap nu zeer snel op vrijwel elk beeldscherm getoond worden.
Content centraal beheren
Het belangrijkste verschil schuilt in de wijze waarop de communicatietools met elkaar verbonden zijn. Moest je voorheen elk beeldscherm langs om een boodschap aan te passen, tegenwoordig gaat dat allemaal een stuk simpeler. Nu zijn alle schermen via het internet verbonden met communicatiesoftware die vanaf een centrale plek wordt beheerd. Je kunt desondanks nog steeds per scherm alles instellen. Dit maakt het mogelijk om medewerkers op kantoor bijvoorbeeld van andere informatie te voorzien dan medewerkers in het magazijn of in de kantine. Hierdoor ben je in staat om heel gericht met bepaalde groepen mensen binnen de organisatie te communiceren.
Meer dan vooraf opgenomen beelden
Een ander belangrijk winstpunt is het gebruiken van dynamische informatie. Voorheen kon je de boodschap alleen vooraf produceren en vervolgens verwerken in een bericht. De software van nu maakt het mogelijk om actuele prijzen, nieuws, agenda’s, wachttijden, weersinformatie of gegevens uit andere systemen te integreren. Via koppelingen en API’s kan informatie automatisch worden opgehaald, waardoor de getoonde content minder afhankelijk is van handmatige updates. Het narrowcastingsysteem van Netpresenter maakt bijvoorbeeld ook gebruik van de screensavers van bestaande computersystemen en van een eigen app voor op de mobiele telefoon van de medewerkers. Dit vergroot de attentiewaarde van een rondgestuurde boodschap aanzienlijk.
Meerdere locaties aansturen
Deze technische ontwikkeling maakt het mogelijk om meerdere locaties vanuit één centrale omgeving te beheren. Een wijziging hoeft daardoor niet afzonderlijk naar iedere vestiging of afdeling te worden gestuurd, maar kan in één keer op geselecteerde schermen worden doorgevoerd. Ook kunnen verschillende soorten content naast elkaar worden gebruikt, afhankelijk van de locatie of het moment van de dag. De beheerder kan hiermee niet alleen de inhoud, maar ook de manier waarop en het moment waarop een boodschap verschijnt, vanaf één locatie bepalen. Daarmee is het beeldscherm niet langer een losstaand apparaat, maar onderdeel van een groter digitaal communicatienetwerk.
